Het Perfecte Huurdersdossier: Wat mag, wat moet en hoe je privacy beschermen

Laatst bijgewerkt: 18 januari 2026. Dit artikel is informatief en geen juridisch advies. Regels en interpretaties kunnen wijzigen; check de officiële bronnen onderaan.

Hier leg je uit hoe je een sterk huurdersdossier opbouwt zonder onnodige details te delen: welke documenten je wanneer geeft, hoe je alternatieven voor loonfiches toont en hoe je je huurdersrechten bewaakt tegen discriminatie en privacy-schendingen.

Voor wie: Huurders die sneller "ja" willen van verhuurders en tegelijkertijd hun rechten en privacy willen beschermen. Wat je hiermee oplost: Je weet exact wat je deelt, wanneer je het deelt, en hoe je reageert op lastige vragen. Wat je op het einde kan: Een professioneel dossier samenstellen en de templates gebruiken.

Deel 1: Waarom een dossier werkt (de verhuurderlogica)

Verhuurders zoeken zekerheid:

  1. Kan deze persoon de huur betalen? (Solvabiliteit)
  2. Gaat deze persoon goed voor de woning zorgen? (Betrouwbaarheid)
  3. Is deze persoon makkelijk in omgang? (Communicatie)

Een goed dossier beantwoordt deze vragen zonder dat de verhuurder erom moet vragen. Dat bespaart tijd en wekt vertrouwen. Maar: er is een dunne lijn tussen transparantie en je privacy weggeven.

Deel 2: Wat deel je wanneer? (Ronde 1 vs Ronde 2)

De gouden regel: Deel zo weinig mogelijk, zo laat mogelijk, maar wel snel genoeg om vertrouwen te geven.

Ronde 1: Vóór bezichtiging / Eerste contact

Doel: Interesse wekken, een bezichtiging vastleggen. Wat je deelt:

  • Korte intro (wie, job, vanaf wanneer)
  • Contactgegevens (gsm, mail)
  • Aantal bewoners + huisdieren (indien relevant)
  • Indicatie van inkomen (bv. "vast contract", "solvent")

Wat je NIET deelt:

  • Volledige ID-documenten (risico op identiteitsfraude)
  • Rijksregisternummer
  • Loonfiches (te veel detail)
  • Bankrekeningnummers

Ronde 2: Na positieve bezichtiging / Serieuze kandidatuur

Doel: Bewijzen dat je de huur kan betalen en betrouwbaar bent. Wat je deelt:

  • Kopie ID (met afgeschermd rijksregisternummer)
  • Bewijs van inkomen (loonfiche, arbeidscontract, of alternatief)
  • Eventueel referenties (vorige verhuurder - sterk pluspunt!)
  • Attest gezinssamenstelling (indien gevraagd)

Deel 3: Privacy & Identiteitskaart (Wat mag wel/niet?)

Rijksregisternummer: De Heilige Graal

Je rijksregisternummer is de sleutel tot veel overheidsdiensten. Deel dit niet zomaar.

  • Wanneer wel? In de praktijk is het vaak pas relevant bij de administratieve afhandeling (bv. opmaak/registratie van het contract). In vroege fases is het meestal niet nodig.
  • Als er toch om gevraagd wordt: Vraag waarom het nodig is, en deel waar mogelijk een minder gevoelige variant (bv. een afgeschermde kopie).
  • Hoe afschermen? Gebruik een marker op de kopie of een digitale tool om de cijfers te blurren.

Identiteitskaart (eID)

  • Vlaanderen: In ronde 1 is een volledige ID-scan vaak niet nodig. Vraag waarom het nodig is en deel waar mogelijk een minder gevoelige variant.
  • Brussel: Er zijn regels per fase over welke info/documenten gevraagd mogen worden. In de eerste fase volstaan vaak basiscontactgegevens.

Andere "No Go" zones

  • Medische info: Deel dit niet.
  • Gerechtelijk verleden: Als dit gevraagd wordt, wees extra kritisch en vraag waarom het relevant zou zijn.
  • Nationaliteit/Afkomst: Wees voorzichtig: dit kan richting discriminatie gaan.

Tip: Zet een watermerk op je documenten. Schrijf dwars over de kopie: "ALLEEN VOOR HUURDOSSIER [ADRES] - [DATUM]". Dit maakt de kopie onbruikbaar voor fraudeurs.

Deel 4: Inkomen bewijzen (Zonder standaard loonfiche)

Niet iedereen heeft de klassieke "3 laatste loonfiches". Dit zijn je alternatieven:

1. Freelancer / Zelfstandige

  • Aanslagbiljet: Je laatste belastingaangifte toont je jaarinkomen.
  • Boekhoudersattest: Een korte verklaring van je boekhouder ("De heer X heeft een stabiel inkomen dat de huur van €Y dekt").
  • Bankuittreksels: (Last resort) Toon enkel de inkomende betalingen, maskeer uitgaven.

2. Starter / Nieuwe baan

  • Arbeidscontract: Toont je startdatum en loon.
  • Werkgeversverklaring: Een mailtje van HR dat bevestigt dat je in dienst bent (en niet in opzeg zit).

3. Student

  • Borgstelling ouders: Een brief waarin ouders verklaren de huur te betalen als jij het niet kan. Voeg hun inkomensbewijs toe.
  • Studiebeurs: Bewijs van toekenning.

4. Expat

  • Arbeidscontract: Het belangrijkste document.
  • Bankgarantie: Soms wordt een bankwaarborg of extra zekerheid gevraagd. Let op: regels en maxima rond huurwaarborg verschillen per gewest en contractdatum; check de officiële bronnen onderaan.

Deel 5: Discriminatie (Wat als het misgaat?)

Een verhuurder mag kiezen, maar niet discrimineren op basis van geslacht, afkomst, geloof, handicap, etc.

Wat mag een verhuurder vragen?

  • Vlaanderen: In de praktijk gaat het om relevante info om te kunnen verhuren (identiteit/contact en solvabiliteit). Als iets niet relevant voelt, vraag waarom het nodig is en bied een minder gevoelige variant aan.
  • Brussel: Er bestaan regels die per fase bepalen welke info/documenten mogen worden gevraagd (afspraak maken vs kandidatuur vs vóór ondertekening).

Wat als je "nee" krijgt zonder reden?

Je mag vragen naar de reden. Krijg je een vaag antwoord of vermoed je discriminatie?

  1. Verzamel bewijs: Bewaar mails, screenshots van de advertentie.
  2. Praktijktest: Laat iemand met een ander profiel (maar zelfde inkomen) reageren. Krijgt die wel antwoord?
  3. Meld het: Bij Unia of het Vlaams Mensenrechteninstituut (VMRI).

Reactie-template bij twijfel: "Dag [Naam], bedankt voor je reactie. Om mijn zoektocht te verbeteren: kan je kort aangeven op basis van welke criteria (bv. inkomen, startdatum) de selectie gebeurde?"

Deel 6: Templates voor je dossier

1. Korte intro (Eerste contact)

"Dag [Naam],

Ik ben [Naam], werk als [Functie] bij [Bedrijf] en zoek een woning vanaf [Datum]. Ik kan de huur vlot dragen en heb mijn documenten klaar.

Kan ik langskomen op [Optie 1] of [Optie 2]?

Groeten, [Naam] - [GSM]"

2. Cover Note (Bij het doorsturen van documenten)

"Dag [Naam],

Bedankt voor de bezichtiging. Ik ben erg enthousiast over de woning.

Mijn profiel:

  • Bewoners: [Aantal] (Niet-rokers, geen huisdieren)
  • Startdatum: [Datum]
  • Inkomen: [Functie/Situatie], ik voeg bewijsstukken toe.

In bijlage:

  • [Document 1: Loonfiche/Contract]
  • [Document 2: ID-kopie (afgeschermd)]

Ik hoor graag van je.

Groeten, [Naam]"

Checklists & Downloads

Checklist Ronde 1

  • Korte introductie (wie ben ik?)
  • Contactgegevens
  • Bevestiging startdatum
  • Bevestiging aantal bewoners

Checklist Ronde 2 (Het echte dossier)

  • Inkomensbewijs (of alternatief)
  • Kopie ID (rijksregisternummer afgeschermd!)
  • Eventueel: Referentie vorige verhuurder
  • Cover note

Bronnen